Si alguna ocasión organizaste un convivio, sabes que no todo funciona Conforme el plan y tienes que confrontar diferentes desafíos. Esta regla define que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la regla más preciada.

Organizar un evento no es una labor simple. Pero puedo Reconocer 10 elementos clave que debe tener en consideración para que todo salga correcto.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este argumento. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato de la convivio dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la distribución de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en línea, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a obtener el objetivo del fiesta.

2. Preste suficiente atención a la planeación

El programa debe incluir logística, material y la promoción de la convivio. Cree un documento disponible con el fin de que todo el equipo donde cada elemento tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare un lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos específicos que están obligados a completarse. Es primordial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una tarea. A menudo se subestima y la gestación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta momentos imprevisibles

Mire la lista de tareas y las refleje en su capital. También vale la pena razonar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea fascinar gratamente a sus invitados, analice en todo hasta el más pequeño detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si cuenta con un rincón fotográfico emocionante, cómo se ven sus presentaciones y la manera sobre como su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les podría sugerir la alternativa de ir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta sorprender a la multitud y produce el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones más ordinarios. Esta situación es exactamente lo que crea la impresión de un acontecimiento.

5. Verifique el sede y considere un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más insospechado, podría suceder que el aire acondicionado no marche eficientemente en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy significativo distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la fase de premeditación sino de igual manera durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el paquete de cenas, conexión con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entregue a cada elemento del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un dilema concreto.

7. Cuéntale a tu audiencia acerca de el convivio

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de una fiesta. El tipo de evento, su público objetivo, los recursos interiores y el importe determinan su enfoque de mercadeo. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener algunos socios, pero específicos, en lugar de hablar sobre el fiesta para casi todos.

También es fundamental generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea corto y que transmita con exactitud la percepción del acontecimiento a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio

Verifica de que tu plantilla siga la norma de la cara de pato. Sea amable con los concurrentes, oradores y socios. Trata de solucionar sus preguntas o interrogantes y cumplir con sus expectativas, incluso si te sientes cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es sobre como han sido tratados además la atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un control final 24 horas antes al fiesta

Asegúrese de haber informado a los concurrentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los asistentes importantes y preparó los componenetes impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa la acontecimiento, permita que cada integrante del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

10. Solicitar sugerencias

Es probable que estés cansado y contento posteriormente del evento, pero será difícil para ti proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes deben completar un formulario de evaluación impreso al final la convivio o un formulario en línea cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios elementos del evento: logística, oradores, localidades y el labor de los organizadores. Esta información lo ayudará a evitar fallas en el futuro y a mejorar la calidad de sus contenidos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las reseñas de videos al final de una evento. Esto será beneficioso renta de luz negra para fiestas en caso de que su evento se efectúa de nuevo.

Cualquiera que sea la acontecimiento que organice, sea optimista y no tenga temor a las sorpresas, ¡y su acontecimiento va a ser un éxito!